Contaduría publica
Contabilidad, proceso mediante el cual se identifica, mide,
registra y comunica la información económica de una organización
o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de
la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros
contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a
principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la
información financiera relevante de una entidad.
Cuando se lleva a cabo una contabilidad
personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van
registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la
fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo,
cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un
sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble
impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los
resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera
de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados
obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Objetivos
La contaduría pública persigue dos
objetivos primordiales:
1. Obtener información financiera
2. Comprobar la confiabilidad de dicha
información
Obtenerla, como ya se señalo para
ofrecer elementos de juicio a la administración de las entidades futuras a la
vez que ejercer un control sobre sus recursos.
Comprobarla para, verificar que ha sido
obtenida correctamente, de acuerdo con sus lineamientos teórico-practico.
Definición
Puede definirse a la contaduría publica
como la disciplina profesional de carácter científico que fundamentada en una
teoría especifica y a través de un proceso, obtiene y comprueba información
financiera sobre transacciones celebradas por entidades económicas.
Perfil profesional del
contador publico
El perfil del contador publico parte de
la necesidad universal de información financiera, por lo que su actividad no se
limita a las entidades con fines de lucro, si no que sirve a todas las
entidades económicas, con dependencia de sus objetivos. De este modo el
contador publico sirve también a entidades no lucrativas, como en el caso de
organismos internacionales, gobiernos, entidades publicas, sociedades civiles,
fundaciones de asistencia, organismos de centralizados, asociaciones deportivas
etc.
Finalmente, es deseable que el contador
público, como servidor social, se adelante a las necesidades de los usuarios de
sus servidores, sin esperar que estos manifiesten sus características. Sobra
recordar la necesidad de actuar con apego a las realidades humanas y sociales
que influyen en el medio que se desenvuelve, observando siempre la ética
profesional.
Área de la actuación
de la contaduría
Si la contaduría publica tiene por
objeto la obtención y comprobación de la información financiera y para ello
precisa -entre otras técnicas- de la planeacion y evaluación de estrategias de
tipo financiero, es posible afirmar que el área de la actuación natural de la
Contaduría Publica la constituyen las finanzas.
Así mismo las finazas se sitúan dentro
del área de administración, la cual a su vez forma parte de la economía. De
aquí la Contaduría ser le clasifique como profesión Económico-Administrativa.
Proceso contable
La contaduría publica alcanza sus
objetivos de obtención y comprobación de información financiera, a través de
una serie de fases que integran un proceso, la cual, por derecho natural
llamaremos EL PROCESO CONTABLE.
Concepto
Debe entenderse por proceso contable,
el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría publica obtiene y
comprueba información financiera.
De acuerdo con tal concepto, resulta
sencillo inferir que tanto la contabilidad como la auditoria alcanzan sus
objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.
La contabilidad observa las fases del
proceso contable para obtener información financiera, la auditoria sigue las
mismas etapas, pero para comprobar la corrección del producto de la
contabilidad.
FASES
De acuerdo con el inciso precedente,
constituyen fases del Proceso Contable:
Sistematización: fase inicial del proceso contable que
establece el sistema de información financiera en una entidad económica.
Valuación: segunda fase del proceso contable.
Cuantificada en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere
una entidad económica en la celebración de transacciones financieras.
Procesamiento: Tercera fase del proceso contable.
Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones celebradas por
una entidad económica.
Evaluación: cuarta fase del proceso contable.
Califica el efecto de las transacciones celebradas por una entidad económica.
Información: quinta fase del proceso contable.
Comunica la información financiera obtenida por la contabilidad.
Sistematización
En efecto, sistematización es la acción
de sistematizar, es decir, reducir a sistema los elementos de un conjunto.
Los elementos de conjunto se reducen a
un sistema o se sistematizan, cuando a través de procedimientos y métodos
específicos establecen un modo particular de combinación para alcanzar un
objetivo.
Valuación
La valuación tiene como base a la
moneda, la cual, por un principio económico vigente, constituye el instrumento
de cambio que facilita el intercambio financiero entre las entidades.
Expresado en otros términos, puede
afirmarse que la valuación en Contabilidad es la fase de su proceso que
cuantifica en unidades monetarias las transacciones financieras que realizan
una entidad económica.
Procesamiento
Dicha elaboración incluye la captación,
clasificación, registro, cálculo y síntesis de datos.
Los datos se captan por medio de los
documentos fuente; se clasifican a través de cuentas; se registran en libros o
tarjetas; se calculan por medio de la mente, calculadoras, maquinas o
computadoras y se sintetizan en estados financieros.
Evaluación
La información por si misma no es
suficiente. Debe de compararse con normas predeterminadas para conocer las
desviaciones sufridas respecto de ellas. El resultado de comparar la
información financiera real con normas preestablecidas, es calificada mediante
el análisis y la interpretación financiera.
ANALISIS FINANCIERO: es la separación
de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinarlo críticamente
y conocer la influencia de dichos elementos sobre los fenómenos que dicho
estado expresa.
OBJETO DE ANALISIS FINANCIERO: El
análisis financiero persigue como objetivo fundamental obtener elementos de
juicio para evaluar correctamente la situación financiera y los resultados de
una entidad.
FENOMENOS EVALUABLES: La liquidez en la
capacidad que tiene la entidad económica para pagar con dinero en efectivo su
pasivo a corto plazo.
Información
CONCEPTO: Información es la fase del
proceso contable que comunica la información financiera obtenida como consecuencia
de las transacciones celebradas por la entidad económica. La información, por
consiguiente cierra el proceso contable.
EL INFORME FINANCIERO: Al finalizar
cada ejercicio el contador publico debe presentar un informe financiero en el
que se exprese la realidad financiera de la entidad económica a los interesados
en su marcha con el fin de que pueda tomar decisiones.
LA TEORIA CONTABLE
Debe entenderse por teoría, para
efectos de esta obra, el conjunto de principios, reglas, postulados, normas y
técnicas que rigen el conocimiento y aplicación de cualquier rama del ser
humano.
Si cualquiera de dichas ramas se ejerce
profesionalmente en los términos señalados en el primer capitulo se habla de
una disciplina profesional.
Si además de contar con la teoría que
la sustente, la disciplina de referencias observa una metodología en la
consecución de sus objetivos, entonces se dice que tal o cual disciplina
profesional es de carácter científico.
Tal es el caso de la contaduría pública
que cuenta con una teoría y un proceso contable, debiendo tener este como
ultimo termino Ens. Acepción derivativa de contaduría y no contaduría, pues
tanto como la teoría como el proceso, se aplican en la contabilidad y a la
auditoria, las cuales constituyen -como ya se señalo- ramas fundamentales de la
contaduría.
Factores de análisis
al estar organizando una empresa
Ya es indispensable en cualquier tipo
de empresa el control interno, base sin la cual no podría operar en forma
satisfactoria; pero para la existencia de un buen sistema de control interno,
se requiere una organización debidamente proyectada. Para alcanzar los
objetivos para los cuales fue creada una empresa, debe existir un orden de las
partes que la componen. En esto consiste la organización, es decir, es la
estructura y el ordenamiento lógico de sus elementos, de tal manera que cumpla
con todos los fines establecidos.
Factor jurídico
Existen varios elementos que deben
considerarse al hacer la elección del aspecto jurídico:
*simplificado complejidad de las
empresas. Las formas jurídicas más simples son las más apropiadas para las
empresas pequeñas.
*recursos financieros que pueda
disponer. El monto de los capitales con que cuenta la empresa al iniciar,
influye en la forma jurídica que se adopte.
*responsabilidad de los socios. Este
factor es determinante ya que depende de la responsabilidad que quieran
adquirir los socios, si los propietarios están dispuestos a tomar un riego
hasta por sus bienes personales, la forma que se elegirá será de una “sociedad
en nombre colectivo”, en donde los socios tienen la responsabilidad ilimitada,
y buscaran el control absoluto de las operaciones.
Factor financiero
Una vez determinada la magnitud y
alcance de una empresa, prevarios estudios de mercado, proyectos, etc. será
necesario determinar el capital que dicha empresa requiere para iniciar sus
funciones y desarrollarlas satisfactoriamente.
El capital es necesario para satisfacer
las adquisiciones de activo fijo las cuales se consideran como inversiones
permanentes, dadas las características de los bienes y el llamado capital de
trabajo, o sea el efectivo, los inventarios y cuentas por cobrar.
Aspecto humano
El objeto de la organización es la
coordinación y eficiencia en la realización del trabajo que ha de hacerse; esto
hace necesario manejar las operaciones de manera uniforme eficaz trayendo como
consecuencia atención a los empleados.
En la empresa moderna se hace énfasis
del elemento humano, ya que el mas importante en los organismos; así mismo, la
administración en general descansa en su renglón especifico relativo a
personal.
La información
financiera
Entiendase por información financiera,
la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de
recursos materiales expresados en unidades monetarias.
De
forma tradicional, la función de la información financiera debía permitir a los
propietarios conocer la evolución de sus empresas. Pero cuando las responsabilidades
de la administración fueron comúnmente relegadas a personal contratado, la
información financiera adquirió una orientación más administrativa, es decir,
se trataba de reflejar ante los propietarios la administración llevada a cabo
por los agentes o administradores. El objetivo consistía pues en demostrar el
grado de eficacia con el que se estaban gestionando los activos de los
propietarios, tanto basándose en el mantenimiento del capital como en la
generación de beneficios .
La
generalización de las sociedades, la aparición de grandes
corporaciones multinacionales y el extendido uso de la contratación
de gestores o administradores profesionales, con propietarios cada vez más
anónimos y alejados de su empresa, dio un nuevo giro a la orientación de la
información financiera.
Aunque
la orientación administrativa no ha desaparecido, está hoy mucho más encaminada
a informar a los inversores. Tanto los inversores privados como los
institucionales consideran que la propiedad de acciones es una
alternativa más para su inversión, y exigen tener una información más a
largo plazo que la que proporcionaba el concepto clásico de información
administrativa. Puesto que los inversores utilizaban las cifras financieras
para predecir los resultados de sus decisiones, la contabilidad se orientó a
facilitar este tipo de información. Una de las consecuencias más importantes de
este cambio fue el aumento de la información que podía proporcionar la
contabilidad financiera.
A partir de ese momento proliferan las
memorias que amplían la información otorgada por la contabilidad financiera.
Estas memorias desagregan y amplían la información de la contabilidad
financiera. Por lo general, una memoria explica los métodos contables aplicados
cuando existen alternativas o cuando debido a la naturaleza específica del
negocio desarrollado por la empresa es necesario aplicar métodos distintos a
los utilizados de forma habitual.
En
las memorias también se ofrece información sobre operaciones de menor
importancia, pasivos, planes de pensiones, evolución del precio de las
acciones, operaciones en el exterior e información detallada
sobre deuda a largo plazo (como tipos o tasas de interés y
fechas de vencimiento). Las empresas cuyo capital está repartido entre muchos
accionistas también suelen presentar una memoria que incluye información sobre
ingresos trimestrales, precio medio trimestral de las acciones, evolución de
éstos, e información sobre el volumen de ventas y de los beneficios obtenidos
en cada uno de los sectores en los que opera la empresa.
Concepto
En sentido amplio y gramatical, entidad
significa lo que constituye la esencia del ser, es decir “lo que es”.
Desde un punto de vista económico, por
entidad debe entenderse una unidad identificable que utiliza recursos
materiales y humanos para consecución de objetivos específicos.
Sin embargo, para que dichos fines u
objetivos sean alcanzados eficientemente, requiere de una dirección que
coordine todos los esfuerzos y que tome decisiones adecuadas.
Es conveniente recordar que si bien la
entidad económica
Maneja recursos materiales y humanos,
solo los primeros constituyen materia de estudio de las finanzas, razón por la
cual la información financiera no incluye -por lo menos hasta ahora- valuación
y presentación de recursos humanos.
Clasificación
Las entidades económicas se clasifican
en función de su régimen legal, de sus objetivos y de las del patrimonio.
· en función de su régimen legal:
-Entidades físicas. Son aquellas
entidades representadas por una sola persona; por ejemplo: un profesional, un
comerciante, un industrial, etc.
RECURSOS
Las entidades económicas,
independientemente de su naturaleza y objetivos, requieren de recursos para el
desempeño de su cometido.
Entiendase por recursos, el conjunto de
bienes y derechos con que cuenta una entidad económica, para alcanzar sus
objetivos.
Como ejemplo de bienes puede citarse:
1.- dinero en efectivo
2.- depósitos bancarios
3.- inversiones en valores
4.- Mob. Y equipo de oficina
6.- equipo de reparto
7.- edificios
8.- terrenos
9.- instalaciones
Sirvan como ejemplo de derechos:
1.- derecho a cobrar créditos otorgados
2.- derecho a cobrar documentos
aceptados a cargo de otras entidades
3.- derecho a recuperar préstamos concedidos
4.- derecho a recibir servicios pagados
anticipadamente.
Fuentes de los
recursos
Los recursos con los que cuenta la
entidad económica deben tener necesariamente cualquiera de los dos orígenes
siguientes: o fueron adquiridos por medio de créditos o préstamos concedidos
por personas ajenas a la entidad económica, o bien se obtuvieron mediante la
aportación patrimonial de los miembros de la propia entidad.
En consecuencia, las fuentes de los
recursos son las obligaciones contraídas y el patrimonio aportado.
Como ejemplo de las obligaciones, que
pueden contraer las entidades económicas para allegarse recursos, pueden
citarse las sig:
· créditos obtenidos de proveedores para
adquirir mercancías o servicios.
· créditos amparados por documentos y obtenidos
para la adquisición de mobiliario y equipo de oficina.
· préstamo concedido por un banco para
efectuar diversas instalaciones.
Transacciones
financieras
Entiesase por transacción financiera u
operación financiera, todo movimiento de recursos materiales que la entidad
económica efectúa para obtener su objetivo.
Asi por ejemplo, cuando una entidad
económica con fines lucrativos compra mercancía, esta efectuando una
transacción financiera. Cuando la vende o realiza, consuma nuevamente una
transacción u operario financiera.
Toda su transacción modifica la
estructura financiera de las entidades que las realizan.
Dichas modificaciones pueden ser de dos
tipos:
· transacciones que afectan el patrimonio de
la entidad. Son aquellas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio
a través de la obtención de una utilidad o una perdida.
· transacciones que no afectan el patrimonio
de la entidad. Son aquellas operaciones que al efectuarse solo implican
movimientos de recursos y obligaciones, sin que el patrimonio de la entidad se
vea afectado.
LOS ESTADOS
FINANCIEROS
La información financiera no se
comunica verbalmente ni mucho menos constituye un elemento abstracto; antes
bien, representa algo muy concreto y debe quedar consignado por escrito.
El instrumento que sirve de vehículo a
la información sobre obtención y aplicación de recursos materiales lo
constituyen los estados financieros.
Entiendase por estado financiero, el
documento suscrito por una entidad económica y el cual se consigna datos
valuados en unidades monetarias, referentes a la obtención y aplicación de
recursos materiales.
Dicho concepto permite inferir que los
estados financieros:
· Muestran la forma a través de las entidades
económicas han conjugado los recursos disponibles para la consecución de sus
objetivos.
· muestran, a través de los valores monetarios
que consignan, la eficacia de la dirección de la entidad económica, en la
administración de los recursos materiales que fueron encomendados.
Desde luego, la información presentada
en los estados financieros se encuentra influida por los principios de
contabilidad, sus reglas de aplicación y el criterio prudencial regido por el
profesional que la preparo.
La acción de de
organizar
.la organización es proceso encaminado
a lograr un objetivo, fin que fue previamente fijado con la plantación. De este
trabajo se derivan las diversas actividades y recursos necesarios para alcanzar
los esfuerzos de la empresa y los planes tienen significado para cada uno de
los miembros del grupo.
La organización ayuda a suministrar los
medios para hacer que el personal trabaje unido en forma efectiva hacia el
logro de sus objetivos específicos. Organizar trae como0 consecuencia una
estructura que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversa
funciones de acuerdo al modelo determinado por la administración superior, el
cual sugiere orden, arreglo y relación armónica.
Concepto de
organización
“El arreglo de las funciones que se
estiman necesarias para lograr el objetivo, es una indicación de la autoridad y
responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de
las funciones respectivas”.
“Es la coordinación de las actividades
de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el
máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y
humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Importancia de la
organización
La importancia de la organización
crecerá con la magnitud de empresa, entre mas grande se a esta. Será necesario
contar con un mayor número de especialistas en cada función, siendo necesaria
una “organización sistemática”, con la finalidad de incrementar la
participación de ejecutivos en todos los niveles a través de la delegación de
autoridad para la toma de decisiones.
Fines de la
organización
Cualquiera que sea el enfoque de la
organización que se siga, queda el hecho de que el objetivo es de importancia
dominante. Se debe saber con que propósito se forma una organización, antes de
poder organizar en forma inteligente. Este punto es tan básico que bien merece
una reiteración.
La organización, es un agrupamiento de
actividades necesarias para llevar a cabo los planes a través de unidades
administrativas definiendo las relaciones jerárquicas entre sus jefes y
subordinados.
Organización
administrativa de las empresas
Ya que la base de la organización la
forman el trabajo, el personal y el puesto, para proponer una estructura
adecuada, se deberán tener presentes las actividades que se realizaran en cada
puesto
La organización es útil porque
identifica q la persona con la empresa y las labores que desempeña con el
puesto, logrando establecer una mejor adaptación de “recursos” con los que
dispone.
Organización contable
Si tenemos presente que si la
información contable, balance, estado de resultado, estado de origen y
aplicación de recursos, surgen los principales informes y estudios de control y
resultados que la admón. Ha de basarse para la toma de decisiones, es
imprescindible que la contabilidad se encuentre bien organizada para que pueda
ser un reflejo de la actividad real y del grado de rendimientote las diferentes
funciones operacionales de la empresa o de los bienes y servicios que ella ende
o fabrica.
El problema de la organización contable
no es nuevo. Desde hace tiempo los expertos han reconocido la necesidad de
apegarse a datos contables exactos y adecuados para poder tomar decisiones
correctas. Pero en la actualidad la complejidad de las empresas, cada día va en
aumento, obliga a la admón. A realizar numerosas distribuciones de los datos
contables basados en diversos criterios que responden a distintas situaciones.
Definición
La contabilidad como se a expuesto con
anterioridad abarca una serie de problemas que ingresan a todas las funciones
operacionales.
La contabilidad expresa, en valores los
hechos económicos y contables de la gestión, procede a su síntesis y a su
análisis, para alcanzar su conocimiento de los aspectos más significativos y
más útiles en relación a los objetivos que se proponen lograr.
Fines de la
organización
Las actividades o los acontecimientos
3que diariamente se efectúan en una empresa se conocen como “transacciones”.
Estas incluyen la venta de un bien o servicio a un cliente, o la adquisición de
recursos materiales o servicios de un proveedor. Cada operación de una empresa
puede afectar los activos o las participaciones (pasivo o capital).
Por lo tanto es necesario comprender la
importancia que tiene la acción de organizar el proceso de registro y
clasificación de información contable en las organizaciones.
En consecuencia la org. Contable
considerada como un proceso dirigido a lograr la eficiencia operativa de un
sistema contable se apoya en los sig. Principios:
· Delimitada división de trabajo. A través de asignar
de manera clara las funciones a desarrollar por personal de área funcional.
· Simplificación del registro. A través de la
definición y clasificación de cuentas, elaboración de catalogo de cuentas.
· Normas: con el establecimiento de estas, se
obtienen medios para evaluar la eficacia y la eficiencia.
· Coordinación de las operaciones, entre los recursos
humanos y materiales de la empresa.
· El control de las operaciones, para detectar desviaciones
de las normas con relación a los resultados obtenidos.
Bases de la
organización contable
La organización contable necesariamente
esta ligada a la organización administrativa. En realidad, los trabajos son
complementarios de las demás actividades. Las partes contables justificadas
son: formas elaboradas por otras unidades orgánicas para poner en marcha las
operaciones contables o para recolectar información, o bien documentos que
proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros
servicios.
Ya sea documentación interna o externa,
es enviada al depto. De contabilidad para proveerla de los datos necesarios
para su registro y hacer posible una verificación de la regularidad de
operaciones.
Si las operaciones que se ejecutan en
los diversos deptos. Dan origen a registros contables, a estados y extractos de
cuentas que emanan del servicio contable, forman la documentación indispensable
para que los directivos tomen ciertas decisiones.
La dirección superior establece
objetivos que ha de lograr el depto de contabilidad, ella debe también
determinar los informes que ha de suministrarle e incluso la forma en que estos
han de ser presentados.
Objeto de la
organización administrativa y contable
Cuando intervienen muchas personas en
cualquier actividad coordinada, constantemente surgen las preguntas: ¿que
trabajos hay que realizar? ¿Quién debe encargarse de cada uno? Es necesario
entonces decidir por anticipado el trabajo que debe realizarse para llegar al
objetivo propuesto y designar las personas que deben ocuparse de las
actividades más importantes.
La contabilidad es un registro, representación,
medición, divulgación y control de los hechos financieros y económicos de las
empresas. Su característica fundamental debe ser la oportunidad y la veracidad,
en la exposición analítica y sintética de los hechos mediante estados
financieros que tienen que expresarse en términos accesibles para su fácil
comparación e interpretación a fin de poder presentar al nivel administrativo
información contable para tomar dicciones y medir la eficiencia o deficiencia
financiera.
La contabilidad requiere de un orden y
disposición de circunstancias que en conjunto forman una rama de la organizaron
en genera, que toma su nombre particular de “organización contable”.
Objetivo de la organización contable.
Esta tiene por finalidad el establecer los procedimientos que nos aseguran el
registro y control metódico de los hechos financieros y económicos para
analizar el pasado, investigar el presente y planear el futuro financiero de
una empresa, con el propósito de que su funcionamiento garantice la máxima
productividad con el mínimo de esfuerzo humano.
Elementos de la
organización contable
La organización contable cuenta con los
elementos que son concebidos con base en las reglas generales sobre la materia.
Han de ser adaptados al organismo, al sistema y al material contable elegido y
al personal con que se disponga,
Estos elementos, en términos generales
son los sig.
· catalogo de cuentas. Es una relación
ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las cuentas que
deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una
empresa.
· Documentos comprobatorios. Son aquellos
escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de
fuente para los sig.
· Documentos contabilizadotes. Son aquellos
escritos que sirven como medio para registros en libros de contabilidad,
mediante los cuales se establece la “coordinación” de tales hechos u
operaciones de una empresa.
· Libros auxiliares. Son aquellos que,
optativa mente llevan las empresas para registrar en forma detallada las operaciones
que han sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la
contabilidad analítica.
· Libros principales. Son aquellos que deben
llevarse por mandato de ley. En México son: el libro de diario, mayor y el de
inventario y balance, en casos especiales, el libro de ventas. En otras
ocasiones se realiza la contabilidad sintética.
· Libros intermedios. Que son los diarios, en
los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que
acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y
procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los
asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y
principales.
· Informes. Son resúmenes con datos sobre
operaciones financieras, contables y a unas administrativas que sirven de base
para establecer las “inferencias, que se desprenden de las operaciones de la
empresa, y que sirven para implantar una política de mejoramiento”.
Catalogo de cuentas
De la contabilidad general se deriva la
propia estructura del plan de cuentas el cual representa el esquema dentro del
que se insertan y se desarrollan los registros referentes a los hechos de la
gestión.
Definición de catalogo de cuentas
“La lista orgánica y sistemática de las
cuentas, clasificadas de una forma que hagan posible la consecución de
objetivos atribuidos a la contabilidad general”.
Es una lista o codificación de cuentas
de mayor, colocadas sistemáticamente y aplicadas a un organismo que incluye
nombres de cuenta, números y/o símbolos que los identifiquen.
El catalogo de cuentas permite que los
empleados de oficinas diferentes (sucursales, agencias, etc.), utilicen cuentas
uniformes, facilitando así el trabajo de contabilidad, ayudando a la
confrontación de información financiera y con ello facilitar el control interno
y la elaboración de informes.
El catalogo de cuentas es necesario en
todo tipo de empresa no importando su magnitud; por escaso que sea su
movimiento de contabilidad, habrá que establecer un catalogo que se satisfaga
tanto las necesidades de registro diario de sus operaciones, como la de una
presentación adecuada de información financiera.
Libros auxiliares
“Son aquellos libros, mediante los
cuales se lleva a efectuar un análisis detallado”.
Los datos que nos proporciona el libro
mayor, están datos en forma global y no bastan para los de información
detallada. Se hace necesario, por tanto, que cada cuenta de mayor quede
manifestada en un registro auxiliar que pormenorice tales datos, estos libros y
registros auxiliares pueden adoptar dos formas:
· Con clasificación columnar y asientos sucesivos de
detalle.
· Con clasificación por cuentas, por medio de
tarjetas o bien, por medio de hojas intercambiables.
Estos auxiliares constan de cinco
columnas: fecha, concepto o descripción de la operación, debe, haber y saldo.
Se orden alfabético o bien por numero de subcuentas de acuerdo con el catalogo
de cuentas.
Los asientos en los mayores auxiliares,
deben coincidir con los de la cuenta controladora del mayor, prueba que cuando
la contabilidad es manual, se hace cada mes, es general mando los saldos de las
subcuentas del auxiliar y comparando el sueldo de la cuenta controladora.
Libros principales
“Son aquellos libros mediante los
cuales se llega a realizar una síntesis”.
Deberá existir un control entre los
libros principales y los auxiliares que nos ofrezca la seguridad de que la
síntesis de los hechos es la consecuencia del análisis de los mismos y que
existe coincidencia numérica entre ambos. En los libros principales se realiza
el agrupamiento de los datos ya clasificados y relacionados en los documentos
contabilizadotes; por lo tanto en los libros quedan acumulados los hechos
clasificadamente también. Se establecen en los negocios o empresas para que en
ellos registren sus operaciones, el resultado de ellas, sus bienes, sus
adeudos, sus acuerdos y toda aquella información conducente a lograr un control
sobre ellos.
· Libro diario general
· Libro mayor general (o cuentas corrientes)
Libros intermedios
Libros intermedios. Que son los
diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el
orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios
y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los
asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y
principales.
Instructivos de organizaron
contableManual de sistema de contabilidad
¿Que es un manual? Es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemática, la organización y/o instrucciones, sobre historia, organización,
políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para
mejor ejecución de trabajo.
Existen diversas clasificaciones de los
manuales pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
· POR SU CONTENIDO
· Historia de la Empresa.
· Organización de la Empresa.
· Políticas de la Empresa.
· Procedimientos de la Empresa.
· Contenido múltiple.
· POR LA FUNCION ESPECIFICA O AREA DE
ACTIVIDAD
· Ventas.
· Finanzas.
· Personal.
· Crédito y cobranzas.
· Compras, etcétera.
El Manual del sistema de Contabilidad,
trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como
fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como
información general para todo el personal interesado en esa actividad.
Un Manual del Sistema de Contabilidad,
bien pudiera contener las siguientes secciones:
· Lugar que ocupa el departamento de
Contabilidad en la organización de la empresa.
· Descripción del sistema de contabilidad
(general o de costos).
· Operaciones internas del personal de
contabilidad.
· Manejo de registros
· Control de la elaboración de información
financiera.
· Control de las formas.
· Manejo de archivos.
Instructivo del catalogo de cuentas
El “Instructivo”, es un
medio de información que sirve para instruir o enseñar sobre una cosa. El
instructivo de catálogo de cuentas, es de mucha utilidad para fines de
adiestramiento y presenta además la manera de realizar cada operación del
procedimiento de registro, dentro de la secuencia establecida. Dicho
instructivo puede contener las siguientes secciones:
· Su objeto.
· Reglas de ejecución.
· Manejo de las cuentas.
· Otros.
Contraloría
Concepto
Por lo que se ha afirmado respecto a
los intentos de formular una definición sencilla de contraloría y sobre la
posible madurez de dicho concepto, es evidente que la idea fundamental es la
función de informar y la responsabilidad consecuente del contralor. Si
visualizamos el campo completo de información que podría tener cualquier
posible consecuencia para cualquiera de las partes de la administración, se
puede estudiar el concepto de contraloría tomando en cuenta lo que los
segmentos del campo general de la responsabilidad del contralor pueden y deben
comprender.
Más allá de estos términos generales
sería necesario conocer la situación particular de la empresa para poder
realizar un juicioso análisis ulterior. El propósito actual es demostrar la
utilidad de la posición o actitud definida por “en la medida que…” En general,
el contralor no pretende ser poseedor de cualquier conocimiento o
responsabilidad concerniente a la investigación, excepto en lo que respecta a
los costos implicados. Por supuesto, suelen existir circunstancias en las que
el contralor podría tratar de medir los beneficios derivados de proyectos de
investigación específicos para compararlos con su análisis de los costos; pero
en la mayoría de los casos, esto será una cuestión de criterio más allá de la
medición cuantitativa. Por supuesto, incluso en el aspecto de los costos,
todavía habrá bastante controversia en cuanto a qué tan detalladamente puede
efectuar la medición de los elementos de los costos, en cuanto a si habrá de
hacerse lo posible por asignar los costos generales a los proyectos.
Definición
Convendrá principiar esta tarea de
definir examinando varios intentos hechos por identificar el concepto central
de la contraloría en términos más o menos sencillos. Por ejemplo la proposición
de que e “el contralor es el socio encargado de las cifras en el equipo
administrativo” constituye un planteamiento poco técnico pero muy real. Si a
esto sigue la explicación de lo que significa el término “cifras” y se propone
además una imagen adecuada del “trabajo de equipo” de la administración de alto
nivel en la que cada miembro contribuye con sus capacidades especiales, se
tendrá un punto de partida muy aceptable. Este planteamiento para definir la
contraloría sería el apropiado en una presentación a un grupo local de
rotarios.
Si no se toman en cuenta tareas
misceláneas, ocasionales y especiales, es evidente que los deberes realmente
esenciales de la contraloría son todos los aspectos de una función básica
-diseñar y manejar los registros de la empresa, y presentar e interpretar la
información que contienen”. Este enunciado, con el trasfondo que presupone y
con sus implicaciones debidamente desarrolladas, resultará aceptable y útil
para construir un concepto adecuado de la contraloría.
